Membuat Office 2016 Serasa Versi 2010

Tak jarang saya mendengarkan, aduhan kawan-kawan yang mengatakan bahwa Microsoft Office versi 2013 ke atas sulit dioperasikan. Memang benar, pengembangan aplikasi tentu akan membawakan perubahan sedikit banyaknya. Namun dalam hal ini, perubahan yang terdapat dalam aplikasi Microsoft Office versi terbaru sejauh ini semestinya kita masih bisa beradaptasi dengannya.

Beberapa perubahan di antaranya, adanya jendela munculan ketika kita baru saja membuka aplikasi seperti Microsoft Word, Excel, Power Point dan sejenisnya. Di sini, kita diberikan pilihan apakah mau membuat dokumen baru dengan halaman kosong, atau menggunakan template yang telah tersedia, atau bahkan membuka sebuah dokumen yang telah pernah disimpan sebelumnya. Selain itu, susunan menu navigasi seperti "Home", "Insert", dan sebagainya mengalami perubahan untuk MS Office versi 2016 ke atas. Akan ada menu tambahan dan menu yang berubah nama. Contohnya untuk menu "Design", sepertinya tidak nampak pada versi 2010. Sementara menu "Layout" adalah hasil perubahan nama dari menu "Page Layout" menjadi "Layout". Hal ini saya ketahui setelah memeriksa sub menu yang tertera dalam menu "Layout" yang menurut saya isinya sama dengan menu "Page Layout" di versi sebelumnya.

Hal lain yang membuat risih tatkala setelah upgrade MS Office ke versi terbaru adalah, adanya pengaturan tambahan untuk menyimpan dokumen baru. Seperti diketahui, ketika akan menyimpan dokumen baru, biasanya secara otomatis jendela "Save As" ala-ala Microsoft Office akan muncul. Di sinilah kita bisa menuliskan nama dokumen dan format file yang diinginkan dapat diatur. Namun, di versi terbaru tepatnya 2016 ke atas, jendela "Save As" yang dimaksud tidak serta merta akan muncul sebelum melewati pengaturan lokasi penyimpanan dokumen.

Mungkin untuk sebagian kawan yang telah bersahabat dengan makhluk dengan kecerdasan artifisial ini, perubahan-perubahan sebagaimana yang telah disebutkan di atas tak berarti apa-apa. Namun, kita harus mengakui bahwa tidak sepenuhnya dari kita yang akan mudah beradaptasi dengan perubahan. Maka dari itu, di bawah ini saya akan membagikan cara untuk menyiasati perubahan MS Office versi terbaru, khususnya seperti yang dijelaskan di atas.

1. Cara Menghilangkan Ucapan Selamat Datang di MS Office

Ucapan selamat datang yang saya maksud di sini adalah sebuah jendela munculan atau notifikasi yang secara otomatis muncul ketika kita membuka aplikasi Microsoft Office untuk membuat dokumen baru. Telah saya jelaskan di atas, bahwa ucapan selamat datang yang muncul otomatis dibarengi dengan pilihan ingin membuat dokumen baru dengan halaman kosong atau menggunakan template.

Hal ini menurut saya akan membuat risih banyak pengguna. Setiap orang yang membuka aplikasi MS Office tentu akan membuat dokumen baru dan jarang yang menggunakan template. Kalaupun ingin menggunakan template, pengguna bisa mencari template yang sesuai melalui menu navigasi.

Untuk menonaktifkan ucapan selamat datang atau jendela munculan ini, kamu hanya perlu masuk ke menu "Option" di aplikasi Microsoft Office. Coba buka terlebih dahulu aplikasi Microsoft Word di komputer kamu, lalu di halaman yang menampilkan dokumen atau lembar kerja kosong hingga tertera judul "Document 1" di title bar, klik menu "File".

Kemudian, klik pada "More Options", lalu pilih "Option". Untuk kawan-kawan yang menggunakan papan ketik dan pembaca layar, kamu hanya tinggal menekan tuts "Alt". Lalu dengarkan, jika program pembaca layarmu menyebutkan kalimat berikut "Ribon Task Tab Control Expanded", tekan lagi tuts panah kiri pada papan ketik satu kali hingga menyebutkan "File Tab Button" lalu "Enter". Setelah itu, navigasikan dengan menekan tuts panah bawah hingga "More Options", lalu "Enter" lagi. Terakhir, tekan lagi panah bawah hingga "Option", lalu "Enter"!

Maka jendela Word Options akan muncul. Pembaca layar akan menyebutkan, "General options for working with Word". Langsung tekan "Tab" hingga pada menu "Show the start screen when this application starts", lalu tekan tuts spasi untuk menghilangkan centang. Kemudian tekan lagi "Tab" hingga "OK button", lalu "Enter"!

Untuk kawan-kawan yang menggunakan kursor akan lebih mudah menavigasikan. Tepat setelah muncul jendela "Word Options", tarik turun ke bawah hingga kamu melihat kotak centang yang di sampingnya terdapat tulisan seperti di atas. Lalu tekan tombol "OK".

Cara ini tidak akan berlaku secara otomatis untuk semua produk Microsoft Office. Artinya, kamu perlu melakukan hal yang sama untuk aplikasi Microsoft Excel, Power Point, Access dan sebagainya. Caranya tidaklah jauh berbeda dengan apa yang diterangkan di atas. Kamu hanya perlu memasuki menu "Option" dengan cara yang sama, lalu menghilangkan centang pada kotak pengaturan selamat datang.

Ingat, bahwa jendela "Option" akan bergantung terhadap aplikasi MS Office yang kamu gunakan. Jika kamu sedang membuka Word, maka yang disebutkan ketika memasuki menu "Opiton" adalah, "General Options for working with Word". Dan jika kamu membuka aplikasi Excel, maka yang disebutkan adalah, "General Options for working with Excel". Begitu seterusnya.

2. Cara Menyimpan Dokumen Baru Tanpa Backstage

Telah saya kemukakan di atas, bahwa untuk versi MS Office terbaru, biasanya agak ribet jika kita akan menyimpan dokumen baru yang belum pernah tersimpan sebelumnya. Akan ada lagi yang memunculkan diri sebelum memasuki menu "Save As" dokumen. Pun saya terkadang kebingungan jika harus melalui tahap ini.

Baiknya, hal tersebut tetap bisa disiasati juga. Saya akan memberikan dua cara untuk mengakalinya. Cara pertama sangatlah mudah. Jika kamu telah selesai mengerjakan dokumen barumu, arahkan kursor pada tanda silang di sebelah kanan jendela Microsoft Office. Yah, tombol yang digunakan untuk keluar dari aplikasi.

Klik tombol tersebut. Atau dengan menggunakan keyboard, tekan "Alt" bersamaan dengan "F4", atau jika laptop kamu harus menggunakan tombol function, tekan bersamaan tuts "Alt", "Fn", dan "F4". Kamu tidak serta merta akan keluar dari aplikasi, dan dokumen yang telah kamu buat tidak akan langsung hilang. Tapi, akan ada notifikasimelalui jendela munculan, yang memberikanmu pilihan apakah kamu akan menyimpan dokumen atau tidak. Pilihlah tombol "Yes" untuk menyimpan dokumen dengan metode yang sama dengan versi MS Office sebelumnya.

Kamu telah memasuki menu "Save As" untuk menyimpan dokumen. Dengan begini, kamu tidak perlu melewati tahapan yang bisa dibilang menyulitkan. Tapi, ada tapinya! Jika kamu kurang berhati-hati, kemungkinan terburuk ketika kamu telah selesai menekan tombol tanda silang atau shortcut keyboard untuk keluar dari dokumen, kamu tidak sengaja memilih "No" saat jendela notifikasi muncul. Resikonya fatal karena kamu akan kehilangan dokumen yang belum sempat kamu simpan. Maka dari itu, cara pertama ini tidaklah direkomendasikan untuk kamu yang memiliki sifat terburu-buru.

Cara kedua, dengan menonaktifkan tampilan backstage ketika hendak menyimpan dokumen. Kamu tinggal perlu memasuki menu "Option" lagi dengan cara yang sama dengan langkah di atas. Setelah muncul jendela Word Options dan pembaca layar telah menyebutkan , "General Options for working with Word", tekan tuts panah bawah hingga pembaca layar menyebutkan "Save". Ingat, untuk kamu yang menggunakan kursor hanya tinggal memilih pilihan menu "Save".

Tekan tuts "Tab" bagi kamu yang bernavigasi dengan keyboard. Lalu hingga pada pilihan "Don't show the backstage when opening or saving files with keyboard shortcut", tekan tuts spasi untuk memberikan tanda centang pada kotak. Pengguna kursor hanya perlu mengklik kalimat tersebut untuk mengaktifkan tanda centang. Kemudian, tekan lagi "Tab" lalu "OK button"!

Dengan begini, ketika kamu mengklik tombol "Save" yang biasanya bersimbol disket, atau menekan shortcut untuk menyimpan dokumen yakni "Ctrl" + "S", maka kamu akan langsung berada di kotak dialog "Save As" seperti pada versi MS Office sebelumnya. Dan berbeda dengan kasus di nomor satu di atas. Cara ini jika diterapkan akan permanen dan selaras dengan pengaturan pada semua produk Microsoft Office. Artinya, hal yang sama juga akan terjadi jika kamu menyimpan dokumen baru di aplikasi Microsoft Excel, Access ataupun Power Point. Jadi, kamu tidak perlu menyetel ulang di aplikasi Microsoft lainnya.

Selama ini, banyak dari kawan-kawan yang meminta untuk diturunkan versi MS Officenya dikarenakan perubahan-perubahan yang merepotkan ini. Namun mulai sekarang, apabila kamu memiliki spesifikasi komputer yang mempuni, minimal prosessor kamu adalah "Celeron" yang bertipe N-4020 atau 3040 atau dengan RAM 4 Gb, kamu tidak perlu khawatir apabila ternyata MS Office yang terinstall di laptopmu adalah versi 2013, 2016 atau 2019 ke atas. Hal ini terkhusus untuk pengguna pembaca layar. Dengan spesifikasi komputer minimal yang saya sebutkan sebelumnya, seharusnya bisa memberikan pengalaman menggunakan Microsoft Office dengan beban kerja yang sangat ringan. Namun, tidak menutup kemungkinan jika kamu memiliki RAM 2 Gb, yang didukung dengan arsitektur prosessor yang mempuni maka kamu bisa berselancar dengan Microsoft Office tanpa lemot.

Perubahan selanjutnya yang saya sebutkan sedari awal tadi adalah, berkaitan dengan menu navigasi. Seperti yang kita ketahui bersama, jika kita terbiasa menggunakan MS Office versi 2007 atau 2010, maka kita akan mengenal menu navigasi yang terdiri dari "Home", "Insert", "Page Layout" dll. Namun, untuk versi 2016 ke atas, akan ada perubahan terhadap susunan menu navigasi tersebut. Akan ada tambahan menu "Design", dan menu "Page Layout" yang biasa kita kenal akan berubah nama menjadi "Layout".

Meskipun demikian, perubahan ini tidak terlalu berarti apa-apa. Hanya perubahan susunan dan juga nama. Di balik itu, fungsi-fungsi dan letak submenu tetap sama dengan sebelumnya. Misalnya, jika kamu menelusuri submenu yang terdapat dalam navigasi "Layout", kamu akan segera mengenali submenu yang terdapat di dalamnya. Itu adalah submenu yang sama dengan submenu "Page Layout" di versi MS Office sebelumnya.

Sebenarnya, jika kamu ingin bereksperimen lebih jauh, kamu bisa mengubah nama dari menu navigasi tersebut. Contoh, kamu bisa mengubah nama menu "Layout" menjadi "Page Layout". Serta mengubah susunan menu navigasinya. Namun, hal itu tidak akan saya bahas lebih lanjut pada postingan kali ini. Saya rasa tidak ada yang perlu diubah, karena kenyataannya menu "Layout" adalah menu "Page Layout" yang terdiri dari submenu yang sama. Jadi, mengenai pengeditan nama menu navigasi dan susunannya untuk saat ini dapat kita lewati dulu.

* Artikel utama dari Redaksi